Processo Ordini più Veloce del 52% per E-commerce Alimentare Biologico
Per "Natura in Tavola", un e-commerce di prodotti alimentari biologici, il collo di bottiglia era la gestione manuale degli ordini. Abbiamo implementato un sistema di automazione che ha velocizzato di oltre la metà l'intero processo, dal ricevimento al confezionamento. Questo ha permesso al team di dedicare più tempo al servizio clienti, aumentando la loro capacità di gestire 17 ordini in più al giorno.
Natura in Tavola, un e-commerce specializzato in prodotti biologici, aveva un vero grattacapo con la gestione manuale degli ordini. Questo rallentava tutto, dal ricevimento alla spedizione. Techno Smiths è intervenuta per snellire il processo, portando a un aumento del 52% nella velocità di gestione e liberando tempo prezioso per il loro team.
La sfida
Ogni giorno, circa 38-42 ordini venivano gestiti in modo completamente manuale. Questo significava che il team di Natura in Tavola passava fino a 4.63 ore al giorno solo a stampare etichette, confrontare liste prodotti e coordinare i ritiri con i corrieri. Un lavoro ripetitivo che faceva perdere un sacco di tempo. La capacità operativa del magazzino ne risentiva, limitando gli ordini processabili a circa 87 al giorno, anche durante i picchi di richieste. Di fatto, molti ordini restavano in sospeso per 1-2 giorni extra, creando frustrazione nei clienti e anche qualche recensione negativa sul loro servizio.
Approccio
Il nostro team di Techno Smiths, con due specialisti in efficienza operativa e un esperto di piattaforme e-commerce, ha iniziato con un'analisi sul campo durata 5 giorni. Abbiamo mappato ogni passaggio del processo ordini esistente, dal momento in cui il cliente cliccava 'acquista' fino all'effettiva partenza del pacco. Abbiamo scoperto che circa il 30% del tempo speso era dovuto a inserimenti doppi di dati o controlli incrociati fatti a mano. Ci siamo concentrati sui punti dolenti più grossi. Abbiamo poi presentato a Natura in Tavola una proposta chiara, senza fronzoli, su come automatizzare le parti più pesanti. Abbiamo deciso di integrare la loro piattaforma Shopify con un sistema di gestione magazzino più agile e con il software di spedizione del loro corriere principale. L'idea era semplice: facciamo i conti, e puntiamo al dato certo, eliminando ogni spreco di tempo manuale. Abbiamo collaborato strettamente con il loro responsabile di magazzino, il signor Marco Rossi, per assicurarci che ogni passaggio fosse pratico e realistico.
La soluzione
Abbiamo configurato un'integrazione diretta tra la piattaforma Shopify di Natura in Tavola e il nuovo sistema di gestione magazzino. Ora, quando un ordine arriva, viene generata automaticamente la distinta di prelievo ottimizzata per il percorso in magazzino e l'etichetta di spedizione. Niente più copie-incolla o inserimenti manuali di indirizzi; tutto parte in automatico. Questo riduce drasticamente gli errori e libera le mani del team. In più, abbiamo impostato un sistema di aggiornamento automatico delle scorte in tempo reale. Se un prodotto viene venduto, la disponibilità online si aggiorna subito. Questo ha risolto i problemi di vendita di articoli esauriti, cosa che capitava 4-5 volte a settimana prima del nostro intervento. Abbiamo anche formato il personale di magazzino in 3 sessioni pratiche, mostrando loro come usare i nuovi strumenti in modo efficace e dritto al punto. Così sono diventati autonomi in meno di 2 settimane.
Risultati
Il lavoro di Techno Smiths ha cambiato il modo in cui Natura in Tavola gestisce gli ordini. Il processo è diventato più rapido, con meno errori e ha permesso al team di concentrarsi di più sul servizio clienti e sulla crescita reale, invece di perdere tempo con compiti ripetitivi. Parliamo di crescita reale, misurata. I numeri parlano chiaro.
Tempistiche
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Ottobre 2023Analisi approfondita dei flussi di lavoro esistenti
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Novembre 2023Sviluppo e integrazione del nuovo sistema
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Inizio Dicembre 2023Test pilota e formazione del team di magazzino
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Fine Dicembre 2023Go-live completo del sistema automatizzato
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Gennaio 2024Revisione post-lancio e ottimizzazioni minori
"Eravamo scettici che l'automazione potesse funzionare così bene per i nostri prodotti freschi. Invece, ora riusciamo a gestire un volume di ordini del 30% maggiore senza assumere nuovo personale. Onestamente, ci ha tolto un bel peso."